누드글쓰기;핵심을 찌르는 비즈니스 문서 작성법

괜찮다고 말하지만 괜찮지 않은 너와 나, 우리가 안고 사는 우울. 그리고 그 감정이 가져온 마음의 병 우울증. 화제의 채널



핵심을 찌르는 비즈니스 문서 작성법

첨단 시스템과 자동화기기의 발달로 사람이 하던 일의 많은 부분을 기계와 컴퓨터가 대체해 가고 있다. 하지만 비즈니스 문서 작성의 경우, 기계가 대체하기 어려운 부분이다. 오히려 조직이 대형화되다 보니 말을 통한 의사소통보다는 문서를 통한 의사소통이 발달하고 있는 추세다. 거의 모든 회사의 업무가 보고서, 결재서류, 품의서, 제안서 등 각종 문서로 이루어지고 있다. 보관이 용이하고 책임 소재가 분명하다는 문서의 특성상 문서의 중요도는 날로 커지고 있다. 게다가 메일, 팩스 등 각종 기기의 발달로 회사 간의 업무도 문서로 처리되는 경우가 많다. 이런 상황에서 어떤 직종의 일을 하건 간에 문서 작성은 피할 수 없는 업무의 한 부분이 되고 있다. 따라서 문서 작성에 드는 시간을 최소화해서 자신의 전문 영역과 관련된 일을 할 시간을 최대화하고, 작성한 문서를 통해 자신의 의사를 명확히 전달하여 상대방에게 원하는 반응을 이끌어 내는 것은 그 어느 때보다 중요한 문제가 되었다.

그러나 대다수의 직장인들이 이 중요한 문서 작성 문제에서 곤란을 겪고 있다. 회사에 갓 들어간 사회 초년병이나 직장 생활에 어느 정도 관록이 붙은 경력 사원이나 누구나 한 번쯤 문서 작성을 두고 고민해 본 일이 있을 것이다. 며칠 동안 많은 시간을 투자해 작성한 문서임에도 불구하고 무엇을 의도하는 건지 모르겠다는 핀잔을 듣거나 문서의 내용에 중요한 실수를 저질러 곤란을 겪는 직장인들이 부지기수다. 더 이상 ‘나는 원래 글 솜씨가 없어’라고 자위하거나 ‘내 본업이 문서 작성은 아니잖아. 내가 할 일이나 잘하면 되지’라며 도피하려고 하지 말자. 직장 생활에서 문서 작성은 이미 포기할 수 없는 업무의 한 부분으로 자리 잡았다.

비즈니스 문서는 정보의 효율적인 저장 수단과 전달 수단으로써 내용을 명확하게 전달해야 함과 동시에 문서를 읽는 사람의 관심을 끌어낼 수 있어야 한다. 좋은 비즈니스 문서는 마치 누드 사진처럼 ‘핵심을 보여 주고’, ‘상대방의 관심을 끌어낼 수 있어야 한다.’ 그렇다면 범람하는 문서들 사이에서 상대방의 눈길을 잡아끌고, 정확한 의미를 전달하고, 상대방의 관심을 이끌어 내는 문서는 어떻게 작성해야 하는 것일까. 그 비결은 ‘누드 프로세스(Nude Process)’에 있다. 누드 프로세스란 먼저 글의 핵심(Nuclear)을 준비하고, 글을 다듬는 디자인(Design) 과정을 통해 비즈니스 문서를 작성하는 과정이다.